Je bent in volle focus, je project vordert gestaag, en dan… stop. Je kunt niet verder. Je hebt die ene cruciale input nodig van je collega, die cijfers van een andere afdeling, of die goedkeuring van je manager. Je stuurt een mailtje en je werk stagneert. Dit “wachten op” is een van de meest frustrerende en onzichtbare productiviteitskillers die er is.
De meeste professionals hebben geen systeem om deze afhankelijkheden bij te houden. Ze vertrouwen op hun geheugen, een vlaggetje in hun e-mail, of simpelweg de hoop dat de ander het niet vergeet. Dit leidt tot vertraging, gemiste deadlines en onnodige stress. Het is tijd voor een waterdichte aanpak.
1. De Basis: Creëer een ‘Wachten Op’-Lijst Je brein is er om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden. De eerste en belangrijkste stap is om elke taak die je delegeert of waarvoor je input van anderen nodig hebt, extern vast te leggen. Dit kan een aparte lijst zijn in je notitie-app, een kolom op je Kanban-bord, of een specifiek label in je taakmanager.
- Praktisch: Noteer drie dingen: de taak, de naam van de persoon en de datum waarop je het hebt gevraagd. Bijvoorbeeld:
Wachten Op: Feedback op concept X - Jan - 08/07.
2. Communiceer Duidelijke Deadlines (en Wees Realistisch) Vage verzoeken leiden tot vage resultaten. “Kun je hier even naar kijken?” is een recept voor vertraging. Wees specifiek over wat je nodig hebt en tegen wanneer.
- Praktisch: In plaats van “Kun je de cijfers sturen?”, probeer: “Zou je mij de verkoopcijfers van Q2 voor aanstaande vrijdag 12:00 uur kunnen sturen? Dan kan ik mijn presentatie voor maandag afronden.” Dit geeft context en een duidelijke deadline.
3. Volg Proactief Op (Zonder te Zeuren) Het doel van je ‘Wachten Op’-lijst is niet alleen om taken vast te leggen, maar ook om er proactief op terug te komen. Plan een vast moment in de week (bijvoorbeeld elke woensdagmiddag) om door je lijst te lopen en vriendelijke herinneringen te sturen voor taken die de deadline naderen of overschrijden.
- Praktisch: Een vriendelijke follow-up kan zijn: “Hoi Jan, even een snelle check-in over de feedback op concept X. Lukt het je om hier voor het einde van de week naar te kijken?” Het is geen persoonlijke aanval, maar een professionele check-in.
4. Neem Verantwoordelijkheid voor het Proces Hoewel de taak bij een ander ligt, blijf jij eigenaar van het resultaat. Soms hebben mensen meer informatie nodig, is de taak onduidelijk, of zijn ze het simpelweg vergeten. Door een systeem te hebben, maak je het voor jezelf en de ander makkelijker om de bal rollende te houden.
Een Systeem Vergeet Niets
Door consequent een ‘Wachten Op’-lijst te gebruiken en helder te communiceren, voorkom je dat jouw werk onnodig stilvalt. Je creëert een vangnet dat je helpt om de controle te houden, zelfs als je afhankelijk bent van anderen.