Een overvolle inbox is een van de grootste stressfactoren op de moderne werkvloer. Het voelt als een eindeloze to-do lijst die door anderen wordt gevuld. Maar met een paar duidelijke regels transformeer je deze chaos in een oase van rust.
Regel 1: Je inbox is geen to-do lijst. Je inbox is een doorgeefluik. Verwerk je e-mails, maar laat ze daar niet wonen.
Regel 2: Verwerk e-mails in batches. Stop met het constant checken van je mail. Plan 2-3 vaste momenten per dag om je inbox te verwerken. Dit geeft je de focus om de rest van de dag diep werk te doen.
Regel 3: Hanteer de 4 D’s voor elke e-mail.
- Do: Als het minder dan 2 minuten kost, doe het direct.
- Defer (Uitstellen): Als het meer tijd kost, plan het in op je agenda of takenlijst.
- Delegate (Delegeren): Is dit voor jou? Zo niet, stuur het door naar de juiste persoon.
- Delete: Is er geen actie nodig? Archiveer of verwijder de mail. Wees genadeloos.
Regel 4: Schrijf betere onderwerpregels. Help je collega’s (en je toekomstige zelf) door duidelijk te zijn. Bijvoorbeeld: “Vraag: Cijfers Q2” of “Ter info: Notulen vergadering”.
Regel 5: Gebruik mappen voor referentie, niet voor actie. Een complexe mappenstructuur is vaak onnodig. Gebruik de zoekfunctie. Archiveer alles wat je hebt afgehandeld. De enige map die telt, is je lege inbox.
Deze regels vormen de basis van een stressvrij e-mailbeheer. In onze e-learning gaan we dieper in op hoe je dit systeem naadloos integreert met je takenlijst en agenda.
Start de gratis proefversie en ontdek hoe je vandaag nog je inbox kunt heroveren.